Регламентация бизнес-процессов

Каждый бизнес-процесс в деятельности вашей компании должен быть четко прописан. В нем четко видны зоны ответственности, входящие и исходящие точки, определены сроки этапов, прописаны критерии и инструменты эффективности. Только при наличии четко регламентированных бизнес-процессов операционный руководитель сможет быстро определить «слабые места», которые нуждаются в усиленном контроле, и сможет принимать верные решения. Существует несколько инструментов:

  • Положение — документ, который носит глобальный для компании (или крупного подразделения компания), в котором описываются базовые принципы, на которых строится работа компании (Пример: положение о мотивации, положение о работе департамента и т.д.)
  • Регламент — документ, который описывает детализацию работы для одного конкретного подразделения или одного конкретного процесса (Пример — регламент работы отдела продаж)
  • Инструкция — документ, который конкретно относится к определенному процессу, при этом может касаться нескольких подразделений компании. В инструкциях обычно детально описывается процесс и они носят как регламентирующий, так и обучающий характер. К инструкциям могут прилагаться скрипты, скриншоты и прочие визуально-вспомогательные и обучающий документы
  • Правила — документ, который направлен на наиболее проблемные этапы процесса, который детально характеризует и обучает действиям ответственных сотрудников

Часть этапов процессов, а некоторые процессы и полностью необходимо автоматизировать. Это необходимо как для высвобождения времени сотрудников на рутинную работу, так и для улучшения качества процессов, напоминания и т.д.

Для автоматизации подходят как ERP-cистемы (SAP, Oracle, Axapta, 1C и др.), так и CRM (Битрикс, Амо, Мегаплан и др.). ERP системы очень дорогие, правда сейчас уже выпускаются дешевые аналоги, но менее функциональные. CRM относительно недорогие. Но все автоматизированные системы требуют детальной настройки, чтобы система действительно помогала, а не забирала время сотрудников. Можно использовать и сервисы Гугл, которые очень хорошо помогают в отчетности и тестировании сотрудников, а также в автоматизации несложных процессов.