Есть распространенное убеждение: Чем сильнее сотрудники, тем сильнее бизнес.
На первый взгляд это действительно так.
- Сильный снабженец находит лучшие цены.
- Опытный технолог решает производственные вопросы быстрее остальных.
- Хороший продажник приносит клиентов и выполняет план.
Таких сотрудников ценят, поощряют и стараются удержать любой ценой.
Но однажды возникает неудобный вопрос: А что будет с компанией, если завтра этот человек уйдет?
Именно в этот момент многие собственники впервые понимают, что проблема находится не в сотрудниках. Проблема находится в системе.
Как появляются незаменимые сотрудники
Почти никогда это не происходит специально.
Большинство компаний начинают работать достаточно просто.
Небольшая команда. Небольшое количество клиентов. Все процессы находятся на виду. Собственник лично контролирует практически всё.
По мере роста появляются новые сотрудники, новые направления, новые клиенты, новые поставщики.
Бизнес становится сложнее.
И если развитие происходит бессистемно, знания постепенно начинают концентрироваться в отдельных людях.
Один сотрудник знает всех поставщиков. Другой понимает особенности производства. Третий ведет ключевых клиентов. Четвертый настроил CRM и только он понимает, как она работает.
На определенном этапе это даже выглядит удобным.
Пока однажды компания не начинает зависеть от конкретных людей.
Незаменимый сотрудник — это не проблема
На самом деле сильный сотрудник — это актив компании.
Проблема возникает тогда, когда вместе с сотрудником из бизнеса может уйти часть процессов.
Представьте ситуацию.
Уходит руководитель отдела снабжения. И вдруг выясняется:
— договоренности с поставщиками нигде не зафиксированы;
— часть контактов хранится только в его телефоне;
— условия поставок известны только ему;
— система скидок нигде не описана;
— альтернативных поставщиков никто не знает.
Формально сотрудник ушел. Фактически компания потеряла часть бизнеса. Именно поэтому проблема заключается не в человеке.
Проблема заключается в отсутствии системы управления бизнес процессами.
Как понять, что компания зависит от сотрудников
Есть несколько признаков, которые встречаются особенно часто.
Попробуйте честно ответить себе на вопросы.
- Есть ли в компании актуальная схема бизнес-процессов?
- Созданы ли регламенты и инструкции по ключевым операциям?
- Зафиксированы ли зоны ответственности?
- Хранятся ли данные в ERP-системе или в личных файлах сотрудников?
- Сможет ли новый сотрудник быстро заменить действующего?
- Сможет ли компания продолжить работу без потери качества, если завтра кто-то из ключевых специалистов уйдет в отпуск на месяц?
Если хотя бы часть ответов вызывает сомнения — зависимость от сотрудников уже существует.
Когда сотрудник начинает управлять бизнесом
Самая опасная ситуация возникает тогда, когда незаменимость становится инструментом влияния.
Сотрудник прекрасно понимает свою значимость. Он знает, что без него будет сложно.
И рано или поздно компания сталкивается с одним из сценариев:
— сотрудник уходит к конкуренту;
— сотрудник заболевает;
— сотрудник требует особых условий;
— сотрудник перестает развиваться, потому что чувствует собственную незаменимость.
В этот момент становится очевидно: контроль над частью бизнеса находится не у компании. А у конкретного человека.
Причем зачастую виноват в этом не сотрудник.
Виновата система. Точнее — ее отсутствие.
Почему система управления бизнес процессами решает проблему
Многие считают, что система нужна исключительно для контроля сотрудников.
На практике это не так.
Главная задача системы управления бизнес процессами — сделать так, чтобы процессы принадлежали компании. Не сотруднику. Не подразделению. Не конкретному руководителю.
Именно компании.
Когда система построена правильно:
— знания фиксируются;
— процессы описываются;
— зоны ответственности понятны;
— данные хранятся централизованно;
— замена сотрудника не приводит к катастрофе.
Это не означает, что люди становятся менее важными.
Наоборот.
Хорошие сотрудники остаются ценнейшим активом. Но бизнес перестает быть их заложником.
Почему это важно для собственника
На практике незаменимые сотрудники создают те же проблемы, что и собственник, полностью погруженный в операционное управление.
Компания становится зависимой от конкретного человека. А любая зависимость ограничивает рост.
- Невозможно масштабировать бизнес, если каждый новый процесс требует еще одного незаменимого сотрудника.
- Невозможно развиваться, если любое увольнение превращается в кризис.
- Невозможно строить устойчивую компанию, если знания хранятся в головах отдельных людей.
Поэтому система управления бизнес процессами предприятия нужна не для создания бюрократии.
Она нужна для устойчивости, масштабирования и управляемости бизнеса.
Чтобы собственник управлял системой. А не отдельными людьми.
Почему нет универсального решения
Здесь многие допускают ошибку.
Они ищут готовую модель. Скачивают шаблоны регламентов. Пытаются внедрить чужую организационную структуру. Копируют решения крупных компаний.
Но проблема в том, что универсальной системы управления бизнес процессами не существует.
Производство отличается от торговли.
Торговля отличается от услуг.
Даже две компании в одной отрасли могут иметь совершенно разные процессы, ограничения и ресурсы.
Поэтому успешные изменения всегда начинаются не с внедрения готовых решений.
А с понимания текущей ситуации.
Почему начинать нужно с первичной диагностики
Прежде чем менять процессы, необходимо понять:
— какие зоны завязаны на конкретных сотрудников;
— где находятся реальные риски;
— какие процессы критичны для бизнеса;
— какие сотрудники действительно являются bottleneck;
— какие изменения дадут максимальный эффект.
Кроме того, существует еще одна важная проблема.
Находясь внутри бизнеса, собственник смотрит на компанию через призму привычки.
Многие вещи кажутся нормальными просто потому, что так было всегда.
Профессиональный взгляд со стороны позволяет увидеть проблемы, которые впоследствии оказываются очевидными. Но именно поэтому их раньше и не замечали.
Именно такую задачу решает первичная диагностика бизнеса.
Она помогает увидеть реальные ограничения компании и определить, какие изменения нужны именно вашему бизнесу.
Не по шаблону. Не по чужому опыту. А исходя из ваших процессов, ресурсов и целей.
Вывод
Сильный бизнес определяется не количеством незаменимых сотрудников. И даже не уровнем компетенции отдельных специалистов.
Настоящая устойчивость бизнеса определяется другим вопросом: сможет ли компания эффективно работать, если завтра один из ключевых сотрудников уйдет?
Если ответ вызывает сомнения — проблема находится не в людях. Проблема находится в системе.
Именно поэтому построение системы управления бизнес процессами начинается не с регламентов и инструкций. А с понимания того, как бизнес работает сегодня. И первый шаг на этом пути — качественная первичная диагностика.
